Distribuindo tarefas eficientemente utilizando o custo por hora de cada pessoa4 min leitura

Metodologia para ajudar a delegar tarefas para sua equipe de forma mais efetiva.

Quando vocĂȘ gerencia um grupo de pessoas, nem sempre Ă© muito claro como distribuir tarefas entre elas. Uma metodologia que utilizo para ajudar nessas horas Ă© considerar qual o custo hora/pessoa para cada uma das tarefas e depois distribuĂ­-las de modo a minimizar os custos.

O primeiro passo para utilizar esta metodologia Ă© calcular quanto Ă© o custo por hora de cada pessoa da sua equipe, inclusive o seu. Para fazer isso, multiplique o salĂĄrio bruto de cada pessoa por 12 (meses) e depois divida-o por 253 (nĂșmero de dias Ășteis em 2022). Documente estes valores em uma planilha para poder utilizĂĄ-los facilmente em cĂĄlculos.

Quando for distribuir tarefas para sua equipe, faça uma estimativa por alto de quanto tempo cada pessoa levaria finalizaria a tarefa. Para isto, utilize como base o contexto que cada uma possui do problema e a experiĂȘncia que possui para resolver este tipo de problema.

Vamos ver um exemplo fictĂ­cio abaixo, com trĂȘs pessoas de nĂ­veis de experiĂȘncia diferentes:

  1. Mike (nĂ­vel: jĂșnior): 25 reais/hora;
  2. Kim (nĂ­vel: pleno): 50 reais/hora;
  3. Gustavo (nĂ­vel: sĂȘnior): 100 reais/hora;

Considerando quatro tarefas, fiz um cĂĄlculo rĂĄpido e superficial do tempo que cada um dos profissionais levaria para resolvĂȘ-las, baseado no quanto contexto e experiĂȘncia cada um tem em relação Ă  tarefa:

Mike (jĂșnior)Kim (pleno)Gustavo (sĂȘnior)
Tarefa 1Nenhum contexto.
4 horas
Muito contexto.
1 hora
Pouco contexto.
1 hora
Tarefa 2Muito contexto.
2 horas
Pouco contexto.
1 hora
Nenhum contexto.
1 hora
Tarefa 3Muito contexto.
2 horas
Nenhum contexto.
2 horas
Pouco contexto.
1 hora
Tarefa 4Nenhum contexto.
8 horas
Muito contexto.
2 horas
Nenhum contexto.
2 horas

Depois, transformei as horas no custo de cada uma.

MikeKimGustavo
Tarefa 1R$100R$50R$100
Tarefa 2R$50R$50R$100
Tarefa 3R$50R$100R$100
Tarefa 4R$200R$100R$200

Com estes dados, devemos considerar o prazo de entrega das tarefas como guia para poder fazer a distribuição de forma que minimize os custos. Sugiro começar pelas tarefas que possuem o prazo mais curto e depois ir para as com maior prazo. Se considerarmos, por exemplo, que precisamos entregar a Tarefa 4 nas prĂłximas horas, Ă© mais eficiente pedir para a Kim resolvĂȘ-la (2 horas com custo de R$100).

Para facilitar o cĂĄlculo de horas, utilize como valores de horas a sequĂȘncia de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, …) ou entĂŁo mĂșltiplos de 2 (1, 2, 4, 8, 
). Tenho preferĂȘncia em utilizar mĂșltiplos de 2, pois uma tarefa Ă© normalmente metade, igual ou o dobro de trabalho de outra. Outra dica Ă© ter um nĂșmero mĂĄximo de horas (como 8) e se uma tarefa ultrapassar este limite, ela deve ser dividida em tarefas menores. Dependendo do tipo de trabalho, faz mais sentido utilizar dias ao invĂ©s de horas. No passado jĂĄ utilizei os seguintes valores: 0,5 dias, 1 dia, 2 dias, 4 dias e 8 dias.

Se sua equipe for muito grande, uma opção Ă© utilizar um valor genĂ©rico de acordo com o nĂ­vel de experiĂȘncia (jĂșnior, pleno, sĂȘnior, 
) e o nĂ­vel de complexidade da tarefa (baixa, mĂ©dia e alta). Exemplo: Para uma tarefa de complexidade mĂ©dia, um sĂȘnior precisa de 2 horas, um pleno de 4 horas e um jĂșnior de 8 horas.

Estou ciente que este cĂĄlculo Ă© extremamente simplista e que nĂŁo Ă© prĂĄtico fazĂȘ-lo diariamente para todas as tarefas. A ideia desta metodologia Ă© trazer um modo diferente de pensar a distribuição de tarefas e nĂŁo ser apenas uma fĂłrmula exata a ser seguida. Esta visĂŁo de custos por tarefas baseados em quem vai trabalhar nela, me proporciona uma visĂŁo que ajuda a tomar decisĂ”es sobre como distribuĂ­-las de forma mais eficiente.

Se vocĂȘ tiver alguma sugestĂŁo para esta metodologia, ou utiliza uma outra metodologia para distribuir tarefas eficientemente para sua equipe, deixe um comentĂĄrio.

Créditos da foto da capa para Alvaro Reyes no Unsplash.

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