Distribuindo tarefas eficientemente utilizando o custo por hora de cada pessoa

Quando você gerencia um grupo de pessoas, nem sempre é muito claro como distribuir tarefas entre elas. Uma metodologia que utilizo para ajudar nessas horas é considerar qual o custo hora/pessoa para cada uma das tarefas e depois distribuí-las de modo a minimizar os custos.

O primeiro passo para utilizar esta metodologia é calcular quanto é o custo por hora de cada pessoa da sua equipe, inclusive o seu. Para fazer isso, multiplique o salário bruto de cada pessoa por 12 (meses) e depois divida-o por 253 (número de dias úteis em 2022). Documente estes valores em uma planilha para poder utilizá-los facilmente em cálculos.

Quando for distribuir tarefas para sua equipe, faça uma estimativa por alto de quanto tempo cada pessoa levaria finalizaria a tarefa. Para isto, utilize como base o contexto que cada uma possui do problema e a experiência que possui para resolver este tipo de problema.

Vamos ver um exemplo fictício abaixo, com três pessoas de níveis de experiência diferentes:

Mike (nível: júnior): 25 reais/hora;
Kim (nível: pleno): 50 reais/hora;
Gustavo (nível: sênior): 100 reais/hora;

Considerando quatro tarefas, fiz um cálculo rápido e superficial do tempo que cada um dos profissionais levaria para resolvê-las, baseado no quanto contexto e experiência cada um tem em relação à tarefa:

	Mike (júnior)	Kim (pleno)	Gustavo (sênior)
Tarefa 1	Nenhum contexto. 4 horas	Muito contexto. 1 hora	Pouco contexto. 1 hora
Tarefa 2	Muito contexto. 2 horas	Pouco contexto. 1 hora	Nenhum contexto. 1 hora
Tarefa 3	Muito contexto. 2 horas	Nenhum contexto. 2 horas	Pouco contexto. 1 hora
Tarefa 4	Nenhum contexto. 8 horas	Muito contexto. 2 horas	Nenhum contexto. 2 horas

Depois, transformei as horas no custo de cada uma.

	Mike	Kim	Gustavo
Tarefa 1	R$100	R$50	R$100
Tarefa 2	R$50	R$50	R$100
Tarefa 3	R$50	R$100	R$100
Tarefa 4	R$200	R$100	R$200

Com estes dados, devemos considerar o prazo de entrega das tarefas como guia para poder fazer a distribuição de forma que minimize os custos. Sugiro começar pelas tarefas que possuem o prazo mais curto e depois ir para as com maior prazo. Se considerarmos, por exemplo, que precisamos entregar a Tarefa 4 nas próximas horas, é mais eficiente pedir para a Kim resolvê-la (2 horas com custo de R$100).

Para facilitar o cálculo de horas, utilize como valores de horas a sequência de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, …) ou então múltiplos de 2 (1, 2, 4, 8, …). Tenho preferência em utilizar múltiplos de 2, pois uma tarefa é normalmente metade, igual ou o dobro de trabalho de outra. Outra dica é ter um número máximo de horas (como 8) e se uma tarefa ultrapassar este limite, ela deve ser dividida em tarefas menores. Dependendo do tipo de trabalho, faz mais sentido utilizar dias ao invés de horas. No passado já utilizei os seguintes valores: 0,5 dias, 1 dia, 2 dias, 4 dias e 8 dias.

Se sua equipe for muito grande, uma opção é utilizar um valor genérico de acordo com o nível de experiência (júnior, pleno, sênior, …) e o nível de complexidade da tarefa (baixa, média e alta). Exemplo: Para uma tarefa de complexidade média, um sênior precisa de 2 horas, um pleno de 4 horas e um júnior de 8 horas.

Estou ciente que este cálculo é extremamente simplista e que não é prático fazê-lo diariamente para todas as tarefas. A ideia desta metodologia é trazer um modo diferente de pensar a distribuição de tarefas e não ser apenas uma fórmula exata a ser seguida. Esta visão de custos por tarefas baseados em quem vai trabalhar nela, me proporciona uma visão que ajuda a tomar decisões sobre como distribuí-las de forma mais eficiente.

Se você tiver alguma sugestão para esta metodologia, ou utiliza uma outra metodologia para distribuir tarefas eficientemente para sua equipe, deixe um comentário.

Créditos da foto da capa para Alvaro Reyes no Unsplash.