Como ser mais produtivo no Gmail ou Google Workspace4 min leitura
Configurações e dicas essenciais para gastar menos tempo no e-mail.
Uma das coisas que mais gosto do Gmail, ou da sua versão corporativa chamada Google Workspace, são as suas funcionalidades que me ajudam a ser mais produtivo com e-mails. Seguindo o princípio de Pareto, separei as principais funcionalidades que utilizo praticamente todos os dias.
Atalhos de teclado
Nem todo mundo sabe, mas é possível habilitar atalhos de teclado na tela de configuração do Gmail ou Google Workspace. Dentro dela, acesse a aba Geral e dentro da seção Atalhos do teclado: marque a opção Atalhos do teclado ativados.
Para exibir todos os atalhos disponíveis, basta pressionar a tecla ? que será exibida a tela abaixo.
Como alternativa, também é possível consultar a documentação oficial dos Atalhos do teclado no Gmail.
No meu dia a dia, quando estou com um e-mail individual aberto, utilizo praticamente só os seis atalhos abaixo:
- E → Arquivar e-mail;
- # → Apagar e-mail;
- r → Responder e-mail;
- a → Responder e-mail para todos;
- c → Novo e-mail.
- Ctrl + Enter → Enviar e-mail.
Avanço automático
Os atalhos de teclado acima são particularmente úteis quando você ativa a opção de avanço automático para abrir automaticamente o próximo e-mail depois de executar uma ação de arquivar, excluir, ignorar etc., um email.
Na tela de configuração do Gmail ou Google Workspace, acesse a aba Geral e dentro da seção Avanço automático: marque a opção Ir para a conversa anterior (mais antiga).
O meu fluxo de processamento de e-mail consiste em abrir o primeiro e-mail da caixa de entrada e ir passando de um por um, utilizando os atalhos do teclado e o avanço automático.
Arquivar depois de enviar um e-mail
Depois de responder um e-mail quero sempre arquivá-lo para deixar minha caixa de entrada limpa. Para facilitar este processo, é possível habilitar o botão Enviar e arquivar que faz as duas ações ao mesmo tempo. Esta funcionalidade também está na na aba Geral e dentro da seção Enviar e arquivar: marque a opção Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta.
Pesquisa avançada
Uma das funcionalidades mais interessantes da ferramenta é poder fazer pesquisas avançadas. Veja abaixo como acessá-la:
Ao preencher os campos, ele vai automaticamente preencher a caixa de busca com alguns parâmetros. Na maioria dos casos acabado digitando diretamente estes valores por ser mais rápido. Segue abaixo os que mais utilizo:
from:EMAIL→ Busca todas as mensagem vindas do email especificado. Exemplo:from:nome@site.com- É possível também fazer busca por todos um emails de um domínio colocando um
*antes do@domínio. Exemplo:*@danielkossmann.com
- É possível também fazer busca por todos um emails de um domínio colocando um
to:EMAIL→ Busca todas as mensagens enviadas para o email especificado. Exemplo:to:nome@site.comin:inbox→ Exibe todas as mensagens da caixa de entrada.has:attachment→ Exibe todas as mensagens com anexos.
É possível também combinar os itens acima. Se você quiser todos os e-mails que estão na caixa de entrada que vieram da Netflix e que possuem arquivos em anexos, ficaria: from:*@mailer.netflix.com is:inbox has:attachment
Assinatura já com palavra ou frase de encerramento
Além das informações de assinatura padrão (nome, cargo, empresa e outros meios de contato), gosto de adicionar antes dela também a palavra ou frase de encerramento que mais utilizo. Alguns exemplos são: Abraços e Atenciosamente em português e Best regards e Cheers em inglês. Desta forma, não preciso mais escrevê-las nos e-mails.
Se você tiver alguma dica que facilita o seu dia a dia com o Gmail ou Google Workspace deixe um comentário falando mais sobre ela.
