Como lidar com reuniões que ultrapassam o tempo previsto2 min leitura

O que fazer para evitar o efeito bola de neve onde uma reunião atrasada impacta todas as outras do seu dia.

Sempre fui muito atento a respeito dos horários de reuniões, mas recentemente acabei atrasando muito em várias delas. Não por esquecimento, mas porque estava em outra reunião que durou mais que o planejado. E isso virava um efeito bola de neve, onde o tempo ultrapassado de uma reunião, fazia a outra reunião também ultrapassar o tempo e assim por diante. Fiquei então refletindo sobre este problema e o que poderia fazer para evitar que isto acontecesse.

O que fazer ao chegar atrasado em uma reunião?

Se atrasei para participar de uma reunião, preciso assumir o impacto e tomar uma das seguintes ações:

  1. Realizar a reunião atual em um tempo menor que o planejado.
  2. Marcar mais uma reunião para compensar o tempo perdido. Aqui é importante enfatizar que a duração desta nova reunião provavelmente será a mesma do que a inicial, pois haverá o custo da troca de contexto necessário para voltar a entrar na mesma intensidade de foco atingido após metade da duração da reunião.
  3. Não fazer mais a reunião e reagendá-la.

Nenhuma das opções acima é fácil, mas este é o custo de uma reunião começar mais tarde do que planejado. Se o atraso não impactar a eficácia das reuniões que você participa, é importante se questionar se elas deveriam ter sido marcadas com uma duração menor, se sua presença nela é realmente importante ou até se a reunião é realmente necessária.

Como evitar que reuniões durem mais tempo que o planejado

Seguem algumas dicas para evitar que reuniões durem mais tempo que o planejado:

  1. O mais óbvio, e muitas vezes o mais difícil, é simplesmente comunicar que você precisa sair e que está disponível para continuar a falar sobre isso em outro horário e sair. Pela minha experiência as pessoas não costumam ficar chateadas com esta atitude, muito pelo contrário. Você também está comunicando assim um comportamento importante: que respeita o tempo definido para as reuniões.
  2. Definir um alarme para os últimos 5 minutos da reunião, para que sejam encerradas as discussões.
  3. Outra opção para o item acima é compartilhar durante a reunião uma contagem regressiva de quanto tempo se tem até a reunião acabar. Uma opção que conheci através da técnica Sprint foi o relógio Timer Timer e encontrei uma ferramenta online chamada sprint clock que simula seu comportamento;
  4. Utilizar os últimos cinco minutos da reunião exclusivamente para registrar as próximas ações, incluindo marcar uma nova reunião para continuar a discussão dos assuntos que ainda ficaram em aberto ou pendentes.

Ter clareza do impacto que uma reunião atrasada pode ter, assim como o que é preciso fazer caso isto aconteça, está me ajudando a minimizar este problema. Espero que ajude você também!

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