O super poder de quem acabou de entrar na sua equipe

O processo de integração (onboarding) de uma nova pessoa na equipe é geralmente bem cansativo e demanda bastante energia. Como já estamos acostumados com todo o processo de trabalho interno, é preciso lembrar constantemente que tudo é novo para a outra pessoa para poder dar as instruções necessárias. Só que esta falta de contexto acaba sendo também um ponto positivo, pois permite ter uma visão mais crítica de como o time trabalha e apontar vários pontos de melhoria no processo de trabalho.

Por conta disso, toda vez que alguém entra no meu time, explico que a pessoa está numa ótima posição para ajudar a melhorar a maneira que trabalhamos. Só que será apenas por um tempo muito limitado, pois daqui 2 ou 3 meses ela já estará familiarizada com a forma que o time trabalha e não terá mais esta visão “de fora”. Costumo dividir as áreas de melhorias nos dois grupos abaixo.

1. Documentação

Para ter um processo de integração efetivo, é importante ter uma documentação do que é necessário fazer para trabalhar no dia a dia. Se o seu time não tem ainda esta documentação, é uma ótima oportunidade para criá-la junto com a pessoa nova. Se já tem, parte do processo de integração deve ser:

Atualizar ou melhorar instruções;
Remover o que não faz mais sentido;
Adicionar o que está faltando.

2. Processos

Dentro da documentação também é importante ter uma descrição geral de quais são as rotinas do time. A nova pessoa vai precisar de um certo tempo até se adaptar e esta fase inicial é crucial para fazer os seguintes questionamentos:

O que poderia ser simplificado ou melhorado nos nossos processos?
O que você já vivenciou em outros lugares que podemos fazer para sermos mais efetivos?
O que parece ser uma perda de tempo e poderíamos deixar de fazer?

No início da integração, pergunte para a pessoal qual é a maneira que ela prefere passar essas sugestões. Isto é importante para deixá-la mais confortável no processo. Também costumo lembrá-la frequentemente que a janela para fazer isso é curta e ela está na melhor posição para identificar pontos de melhoria.

Minha experiência fazendo isto nos últimos anos sempre foi muito positiva e cada vez que uma nova pessoa entrava no time, foram realizadas várias melhorias na nossa forma de trabalhar.

Foto da capa por Nadine Shaabana na Unsplash.