Experimentando um formato diferente de meetup na comunidade de WordPress de Curitiba7 min leitura

A comunidade de WordPress de Curitiba está fazendo eventos presenciais todos os meses desde agosto de 2015 e devido à pandemia migraram para o online em março de 2020. Desde lá, todos os encontros foram no formato de palestras, onde a participação da maioria das pessoas era limitada pelos comentários da plataforma de transmissão (YouTube).

Em janeiro de 2021 a equipe que organiza o evento (da qual faço parte) decidiu experimentar um formato de “mesa redonda online” para tentar se aproximar mais da dinâmica de participação e troca que havia nos meetups presenciais. Vou compartilhar um pouco dos bastidores de como o evento foi organizado e os aprendizados que tivemos.

Como surgiu a iniciativa?

Faz um tempo estávamos conversando sobre como poderíamos deixar os eventos mais interativos e vimos que algumas outras comunidades (como a de Floripa e de fora do país) estavam fazendo encontros usando plataformas de vídeo conferência, como o Jitsi, Zoom e Google Meet. A principal diferença deles, era que os eventos não eram gravados.

Escolhendo e configurando a plataforma de videoconferência

Escolhemos a versão online do Jitsi, por ser gratuito até 50 participantes e não precisarmos nos preocupar com os aspectos técnicos. Como foi a primeira vez que iríamos utilizar a plataforma, fizemos um teste antes com três pessoas e fomos aprendendo na hora como a ferramenta funciona.

Visão geral do Jitsi

Numerei as principais funcionalidades (com círculo vermelho) na imagem acima e seguem as explicações:

1. Bate-papo (chat): Interessante para fazer algum comentário adicional ou compartilhar links com outros participantes;
2. Compartilhar tela: Uma das grandes vantagens dos eventos online é cada um poder compartilhar sua tela para mostrar um exemplo real ou um passo a passo do que está querendo explicar;
3. Erguer / baixar mão: Esta funcionalidade é ótima para organizar melhor a discussão. Assim, quem quiser falar clica neste ícone e espera se chamado pelo mediador para falar. O mais legal do Jitsi é que uma vez que a pessoa começa a falar, ele automaticamente “baixa a mão”. Diferente por exemplo do Google Meet, onde é preciso fazer isso manualmente;
4. Opções de segurança: algumas opções importantes para evitar que qualquer um entre na chamada. Mais abaixo falo sobre elas;
5. Mais ações: outras opções, como a tela de configurações que falo mais adiante.

Uma das coisas que descobrimos foi que nesta versão do online do Jitsi, não é possível definir moderadores e os participantes tinham acesso à todas as configurações. Apesar disso, recomendo que alguém da organização faça toda a configuração antes do evento.

Ao criar a sala você deve definir um link único. Usamos “meetupWPcuritiba” com um número aleatório no final: meetupWPcuritiba8431982. Pela limitação de não poder haver moderador, só divulgamos o link por e-mail um pouco antes do evento para as pessoas poderem acessar.

Segue abaixo as configurações do Jitsi que utilizamos.

Opções de segurança

1. Lobby: Desativado. No início deixamos ativado, mas por conta do aviso aparecer para todos os participantes, alguém acabou negando a entrada de outra pessoa. Então para não termos mais esse problema acabamos desativando a funcionalidade;
2. Senha: Adicionado uma senha única para o evento. A senha foi divulgada no e-mail junto com o link do evento. É importante esta configuração, pois previne que pessoas aleatórias que estão apenas interessadas em “invadir eventos online” consigam acessá-lo.

Configurações adicionais

Acesse o menu “Mais ações” (Imagem 1 – Item 5), selecione o item “Configurações”, clique na aba “Mais” (Imagem 3 – Item 1) e marque a opção “Todos iniciam mudos” (Imagem 3 – Item 2). Isso previne que o som dos microfones ligados dos novos participantes atrapalhem a fala de alguém. É algo que acontece bastante!

Definição de regras para o evento

Para evitar problemas durante o evento, definimos as seguintes regras:

1. Utilize a funcionalidade “Erguer a mão” e espere ser chamado para falar;
2. Será silenciado o microfone das pessoas que estiverem atrapalhando;
3. Pessoas com comportamento abusivo serão expulsos do evento.

Elas foram apresentadas durante a introdução do evento. Não esperava que muitas pessoas fossem fazer o item 1, mas ele funcionou excepcionalmente bem!

Responsabilidades da equipe organizadora

Definimos três pessoas da organização para realizarem as seguintes tarefas durante o evento:

1. Silenciar o microfone de pessoas que esqueciam de desativá-lo após terminarem de falar (sim, isso também acontece bastante!);
2. Tirar da chamada pessoas que tiverem qualquer comportamento abusivo. Felizmente isso não aconteceu;
3. Monitorar e responder as mensagens do bate-papo.

Como aprendizado dos eventos anteriores, se alguém da organização estava falando, os outros assumiam as tarefas acima. Além disso, definimos que uma pessoa iria fazer a introdução do evento e outra iria servir de mediador da conversa.

Seleção prévia de dicas

Um dos truques que fazemos na maioria dos nossos eventos de mesa redonda, é combinar previamente com alguns participantes para que eles separem dicas para apresentar. Isso faz bastante diferença, pois quando os novos participantes percebem que tem várias pessoas compartilhando, eles se sentem mais dispostos a compartilhar também. Além disso, diminui a ocorrência daqueles momentos longos onde ninguém tem nada para falar.

Como foi o evento?

Tivemos um total de 16 participantes simultâneos e não houve nenhum problema ou comportamento inadequado. Algumas pessoas estavam participando pela primeira vez do meetup e o feedback delas no final do evento foi muito positivo. Além disso, foram trocadas várias dicas legais (compartilhei algumas delas no PainelWP 85) e aprendi várias coisas novas. Considero que este primeiro evento foi um sucesso!

Aprendizados para fazer no próximo evento

1. Entrar pelo menos meia hora antes do início do evento para deixá-lo configurado;
2. Antes de iniciar o evento deixar um slide compartilhado com: as regras, um pedido para se possível ligar a câmera e uma chamada para incentivar as pessoas à se apresentarem por vídeo ou texto;
3. Uma vez que o link do Jitsi foi divulgado, algumas pessoas já deixam ele aberto antes do evento iniciar e fica difícil combinar coisas sobre o evento com os outros organizadores dentro do Jitsi. O que fizemos foi utilizar o Slack para a comunicação entre os organizadores;
4. Divulgar durante o evento o horário de previsão de finalização do mesmo.

Compartilhe sua experiência e dicas

O objetivo desse post é servir de documentação para nós e outros meetups, assim como inspirar você a fazer o seu próprio evento online. Se você já organizou um evento online e tem alguma dica legal, deixe um comentário! Vai ser muito legal aprender novas coisas para testar na próxima edição.